Электронная почта «К сожалению, и как этого избежать»

Электронная почта по-прежнему остается одним из основных способов общения как в личной, так и в профессиональной жизни. Однако, используя его, мы часто сами можем стать злейшим врагом. Вот четыре самых распространенных ошибки, которые люди совершают при работе с электронной почтой, и способы их избежать.

Автозаполнение

Автозаполнение — обычная функция в большинстве почтовых клиентов. Когда вы вводите имя человека, которому хотите отправить электронное письмо, ваша почтовая программа автоматически выбирает его адрес электронной почты за вас. Таким образом, вам не нужно запоминать адреса электронной почты всех ваших контактов, а только их имена. Проблема в том, что, когда у вас есть несколько контактов с похожими именами, для автозаполнения очень легко выбрать неправильный адрес электронной почты для вас. Например, вы можете захотеть отправить очень конфиденциальное электронное письмо Джанет Робертс, вашему коллеге по бухгалтерскому учету. Вместо этого автозаполнение может выбрать адрес электронной почты Дженис Родригес, футбольного тренера вашего ребенка. В результате вы отправляете конфиденциальную рабочую электронную почту тому, кого почти не знаете. Чтобы защитить себя, всегда дважды проверяйте имя и адрес электронной почты в любом конфиденциальном электронном письме, прежде чем нажать кнопку «Отправить».

Повторить все

В дополнение к полю «Кому» при создании электронного письма у вас также есть опция «Копия:». CC: обозначает копию, которая позволяет вам копировать дополнительных людей на вашу электронную почту и держать их в курсе. Когда кто-то другой отправляет вам электронное письмо и отправляет на него копии, вы должны решить, хотите ли вы ответить только отправителю или хотите ответить всем, кто был включен в электронное письмо. Если ваш ответ конфиденциальный, вы, скорее всего, захотите ответить только отправителю. Однако будьте осторожны при выборе «Ответить». Очень легко по ошибке нажать «Ответить всем», что означает, что вы ответите всем по электронной почте. Еще раз, когда отправляете конфиденциальное электронное письмо или отвечаете на него, всегда перепроверяйте, кому вы отправляете электронное письмо, прежде чем нажать «Отправить».

Эмоции

Никогда не отправляйте электронные письма, если вы эмоционально расстроены. Электронное письмо может навредить вам в будущем, возможно, даже будет стоить вам дружбы или работы. Вместо этого найдите момент и спокойно упорядочите свои мысли. Если вам нужно выразить свое разочарование, откройте новое письмо (убедитесь, что в разделе «Кому» нет имени или адреса электронной почты) и введите именно то, что вы хотите сказать. Затем встаньте и отойдите от компьютера — возможно, сделайте себе чашку кофе или прогуляйтесь. Когда вернетесь, удалите сообщение и начните заново. Или еще лучше, возьмите трубку и просто поговорите с этим человеком или, если возможно, поговорите лицом к лицу. Людям может быть сложно определить ваш тон и намерения с помощью одного электронного письма, поэтому ваше сообщение может лучше звучать по телефону или при личной встрече. Помнить: юмор (особенно сухой юмор) не всегда хорошо передается в эмоциональных письмах; люди могут не понять ваше сообщение.

Конфиденциальность

Наконец, у электронной почты мало средств защиты конфиденциальности. Ваш адрес электронной почты может быть прочитан любым, кто получит к нему доступ, подобно открытке, отправленной по почте. Ваша электронная почта может быть легко отправлена другим пользователям, размещена на публичных форумах, опубликована по решению суда или распространена после взлома сервера. Если вам нужно сказать кому-то что-то действительно личное, возьмите трубку и позвоните ему. Также важно помнить, что во многих странах электронная почта может использоваться в качестве доказательства в суде. Наконец, если вы используете свой рабочий компьютер для отправки электронной почты, помните, что ваш работодатель может иметь право отслеживать или читать вашу электронную почту при использовании рабочих ресурсов.