Летом 2020 года Росбанк и GlowByte завершили совместный проект по обучению центра компетенций Process mining: команда Росбанка за месяц прошла путь от первых шагов в Celonis Execution Management System до формирования мер по улучшению процесса по результатам первого анализа.
Теперь в арсенале направления процессного управления есть современный инструмент исследования процессов. Подход к обучению и развертыванию ЦК как к проекту обеспечил команде быстрый и уверенный старт.
Что такое Process Mining?
Process Mining – это набор методов и технологий, которые позволяют анализировать структуру и поведение процесса на основе реальных данных о его выполнении – так называемых “цифровых следах”, которые процесс оставляет в информационных системах.
Инструменты Process Mining позволяют выявлять отклонения в процессе и их причины, находить точки оптимизации, оперативно реагировать на отклонения и принимать решения по улучшению процесса.
Подходы Process Mining традиционно применяются к ключевым бизнес –процессам компаний – таким как процессы закупок, поставок, оплаты счетов или согласования договоров, открытия счетов – в промышленности, банках, телекомах, ритейле и других областях.
В последнее время processmining все чаще применяется в проектах автоматизации, роботизации или построения цифровых двойников организации. Gartner прогнозирует, что в 2021 – 2022 году этот тренд станет еще заметнее.
Что стало триггером к проекту?
Еще в 2019 году в банк принял решение о внедрении Process Mining для исследования и оптимизации процессов. По результатам анализа рынка ПО был выбран Celonis, лидер на рынке программного обеспечения Process Mining и Process Excellence. Инструмент автоматически восстанавливает карту процесса по данным о его протекании в информационных системах и предоставляет пользователю интерфейс для подробного анализа и контроля процесса.
Функционал Celonis позволяет также автоматизировать значительную часть анализа, благодаря использованию искусственного интеллекта и машинного обучения: например, найти наиболее трудозатратные или самые частые сценарии процесса, или сравнить процесс с эталоном и вывести потенциальные причины отклонений – Celonis делает это автоматически.
Последняя разработка Celonis - платформа Execution Management System – для управления всеми аспектами проекта по повышению их операционной эффективности, включая анализ процессов, выработку стратегии их улучшения, выполнение действий в системе по устранению неэффективностей и автоматизацию.
Центр Компетенций Process mining в Росбанке естественным образом сформировался в направлении процессного управления – в подразделении, которое непосредственно отвечает за культуру оптимизации процессов банка.
Основными инструментами анализа процессов были Excel и Power BI, появление Celonis в арсенале направления качественно изменило подход к анализу и возможности команды.
Любому новому центру компетенций всегда требуется некоторое время на погружение в технологию и наработку опыта до момента, когда новое решение начнет показывать результаты. Целью проекта стало сокращение этого времени настолько, насколько это возможно.
Для того чтобы максимально ускорить адаптацию Process mining в банке, было принято решение привлечь опыт компании GlowByte, которая является сертифицированным партнером компании Celonis и лидером на рынке BI в России.
Ведущие консультанты направления Process Intelligence Glow Byte и эксперты ЦК Росбанка совместно сформировали программу обучения в соответствии с потребностями и задачами команды.
Важно было как можно быстрее интегрировать новый функционал в повседневную практику – а для этого не только получить все необходимые базовые знания о методологии ведения анализа в process mining и навык использования инструмента, но и получить первый практический опыт.
Выбрали один из ключевых бизнес–процессов банка – процесс корпоративного кредитования – и построили обучение как полноценный проект по анализу. Из–за пандемии пришлось скорректировать формат и проводить тренинги по видеосвязи, что не помешало подробно проработать всю запланированную программу и тщательно исследовать процесс.
Цикл из пяти учебных дней и ряда воркшопов был выстроен таким образом, чтобы совместить передачу теории, знакомство с функционалом, отработку практических навыков в Celonis и анализ процесса. Между учебными днями обе команды работали над анализом процесса, эксперты ЦК обращались с вопросами и всегда получали оперативную поддержку команды GlowByte.
Началось обучение со знакомства с основами, квалификации процесса и целей анализа, подготовки данных и предварительной настройки системы – и еще до завершения проекта прошли первые обсуждения результатов анализа с владельцами процесса и были реализованы первые шаги по его улучшению.
Можно выделить два ключевых результата проекта:
- в первую очередь, команда направления процессного управления получила необходимые навыки и опыт для самостоятельного анализа процессов в Celonis и смогла заявить о себе как об уже сформированном центре компетенций Process mining.
- во-вторых, в ходе анализа процесса кредитования получили ответы на вопросы, которые стояли перед владельцами процесса и настроили операционные отчеты с важными KPI – теперь бизнес может самостоятельно отслеживать отклонения в контрольных точках процесса и привлекать ЦК к поиску их причин.
Например, одним из фокусов внимания по результатам анализа стали заявки, задерживающиеся на различных этапах процесса – теперь известны причины таких задержек и можно оперативно отследить их непосредственно в Celonis.
Быстрый старт ЦК обеспечил скорость адаптации технологии внутри компании: уже за первый квартал после завершения проекта количество успешно проанализированных процессов выросло до пяти, популярность подхода растет и формируется спрос со стороны владельцев бизнес-процессов.
.jpg)